호랑이굴~

 

회사규모가 커지면 법인인감을 여러 곳에서 동시에 사용할 수 없으므로 법인인감을 대신하여 인감을 편의상 복수로 만들어 사용한다.   이처럼 법인기업에서 등록된 법인인감 대신 사용하는 인감을 사용인감이라 한다.

 

    법인기업에는 등기소에 등록된 법인대표 인감이 있는데 회사 대표자가 일일이 거래 업무를 수행할 수 없으므로 이를 직원(대리인)이 대신 진행하게 된다.

 

사용인감계신고서는 대표자 인감을 대신해서 사용하고자 하는 인감을 신고하는 내용의 문서를 말한다.

 

사용인감계신고서에는 사용인감과 법인인감을 정확하게 날인하도록 한다.

 

 

 

회사규모가 커지면 법인인감을 여러 곳에서 동시에 사용할 수 없으므로 법인인감을 대신하여 인감을 편의상 복수로 만들어 사용한다.   이처럼 법인기업에서 등록된 법인인감 대신 사용하는 인감을 사용인감이라 한다.

 

    법인기업에는 등기소에 등록된 법인대표 인감이 있는데 회사가 거래에 있어서 대표자가 일일이 일을 수행할 수는 없으므로 그 일을 직원(대리인)이 대신 진행하게 되는데 그 대리인이 대표자 인감을 대신해서 사용하는 인감을 사용인감계라 한다.

 

회사에서 각종 중요한 계약이나 법적 권리, 의무에 관계되는 계약 등에는 개인이나 법인은 인감증명을 제출하고 인감날일을 해야 한다.

 

인감증명은 인감날인의 신뢰성을 주기 위하여 첨부하는 서류로서 개인인감증명서는 동사무소에서 법인인감증명서는 관할 지방법원 산하의 등기소에서 교부하는 것이다.

 

 

 

합의란 사법 또는 민법상 일정한 법률효과의 발생을 목적으로, 두 사람 이상 당사자의 의사표시가 합치를 이루는 것을 말한다.   합의문은 당사자 간에 합의한 내용을 명시한 문서로서, 양측이 원만한 합의점을 조율한 다음 합의 조건의 내용을 토대로 합의문을 작성한다.

 

    합의문은 각종 사건 사고 발생 시 사용할 수 있으며, 합의문 작성 후에는 서명날인하고 인감증명서를 첨부한 후 해당 기관에 제출하도록 한다.

 

 

 

각서란 어떤 내용에 대해서 상대방과의 약속을 지키겠다는 내용을 서약서 형태로 작성한 문서를 말한다.

 

    합의각서란 범죄를 저질러 남에게 피해를 입혔을 경우 적절히 피해를 보상해주기로 합의한 내용이 기재된 문서를 말한다.

 

범죄사건 외에 부동산, 채무·상속관계 등에 대해서도 당사자 간 합의내용을 바탕으로 합의각서를 작성할 수 있다.

 

합의각서에는 향후 책임을 묻지 않겠다는 권리포기조항을 삽입하게 되는데, 이 경우 원칙적으로 손해배상청구의 소를 제기하더라도 청구가 기각된다.

 

그러나 합의 후 예상치 못한 후발적 손해가 발생할 경우에는 합의 성립이 부정되어 민사상 손해배상청구가 가능하게 된다.

 

 

 

단가합의서는 물품 구매단가에 관한 사업체간의 계약체결에 관한 일반적인 사항을 기재한 문서로 총칙과 계약의 책임범위, 세부적인 사항을 구체적으로 명시하고, 법적 책임 등의 조항을 기재한다.

 

    합의서의 본 내용은 간결, 명료하고 정확하게 기재해야 하며 여러 개의 내용을 하나로 연결하여 서술 형태로 작성하지 말고 각 내용의 형태별로 하나의 조항으로 분류하여 기재함으로써 의사표시를 분명히 할 필요가 있다.

 

단가합의서는 계약을 성실하게 이행하기 위한 필요한 조건들로 구성된다.

 

합의서의 내용은 단독으로 결정하지 않으며 사전에 관련부서와 협의하여 공급의 목적을 고려하고 원활한 업무처리에 필요한 조건을 협의한 후 계약 문서에 반영해야 한다.

 

 

 

손해배상은 위법 행위를 함으로써 발생한 손해를 전보하여 손해 이전의 상태로 되돌리는 것을 말한다.   손해배상의 의무가 발생하는 경우는 명예훼손, 기물파손, 저작권 침해 등으로 다양하며 당사자 간의 계약에 따라 손해배상의 의무가 발생하기도 한다.

 

    손해배상 내용증명이란 위법 행위에 따라 재산상의 손해 등이 발생했을 시 이에 관한 법적 조치를 통보하기 위해 발송하는 문서를 말한다.

 

내용증명이란 발송인이 수취인에게 문서를 발송하였다는 사실을 발송인이 작성한 등본에 따라 우체국에서 공적으로 증명하는 것을 말한다.

 

손해배상 내용증명에 특정한 양식은 없으며, 손해가 발생하게 된 경위와 내용증명을 발송하게 된 이유 등을 일목요연하고 간결하게 기재하도록 한다.

 

또 필요에 따라 계약서 등 관련 서류를 함께 첨부하도록 한다.

 

손해배상 내용증명을 3통 작성하여 우체국 접수창구에 제출하면 1통은 발송인, 1통은 우체국이 보관하고, 다른 1통은 상대방에게 보내게 된다.

 

손해배상 내용증명은 차후 분쟁 등이 발생했을 시, 중요한 증빙자료로 활용할 수 있다.

 

 

 

내용증명서란 발송인이 수취인에게 문서를 발송하였다는 사실을 발송인이 작성한 등본에 의하여 우체국에서 공적으로 증명할 수 있는 문서를 말한다.   어음 내용증명서란 약속어음의 결재를 거래 업체에 청구하고 이를 증명하기 위해 발송하는 문서로서, 분쟁 등이 발생할 시 중요한 증빙자료로 활용할 수 있다.

 

    어음 내용증명서에 특정한 양식은 없으며, 당좌예금에 청구금액을 입금해 달라는 내용을 일목요연하고 간결하게 기재하도록 한다.

 

어음 내용증명서를 3통 작성하여 우체국 접수창구에 제출하면 1통은 발송인, 1통은 우체국이 보관하고, 다른 1통은 상대방에게 보내게 된다.

 

 

 

내용증명은 대금결제의 독촉, 손해배상 청구, 부동산 매입 등을 상대방에게 요구할 때, 이 사실을 문서상으로 증명하기 위하여 작성하는 것을 말한다.   내용증명은 등본의 형식을 통해 증명하는 것이라 할 수 있다.   이는 특정 사항을 발송인이 작성한 등본을 통해 우체국장이 공적으로 증명하는 것을 말한다.

 

    계약해지 내용증명의 경우에는 통상우편으로는 증명이 불가하므로, 반드시 등기우편으로 하여 기록을 남겨야 한다.

 

또한 언제 배달하였는지가 파악이 가능한 배달증명 우편물로 발송하여야 한다.

 

 

 

중요하거나 복잡한 사항의 지시, 문의, 전달, 회람 등 모든 사무는 반드시 문서로써 하며, 모든 문서의 처리는 정확하고 신속히 하여 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.   여기서 말하는 문서란, 회사내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함한다.   ) 및 회사가 접수한 모든 문서를 가리킨다.

 

    연도별문서접수대장은 접수번호, 건명, 수신처, 발신처 등의 항목으로 구성되어 있으며, 문서담당부서장은 접수받은 문서를 문서접수대장에 기재하고 부서장의 선결을 받은 후 지시에 따라 처리한다.

 

문서담당부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서담당부서에 인계하여야 하며 당직근무자가 문서를 접수한 때에는 다음 날 출근시간 직후에 문서담당부서에 인계하여야 한다.

 

문서접수대장을 기록하는 것은 접수 문서에 대한 근거를 남겨 업무의 하자가 발생하지 않도록 하기 위해서이다.

 

 

 

직원이 전근, 면직, 휴직 되거나 직제개편, 업무분장의 변경, 기타의 사유로 근무상의 변동이 있을 시에는 회사 내규에 따라 업무를 인수인계해야 한다.   이때 업무 인계자는 인수자가 필요한 문서를 정리하여 인수인계 후의 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 해야 한다.

 

    문서인계서란 인수인계하는 문서의 내용을 확인하고, 그에 관한 제반 사항을 정리한 표 형식의 문서를 말한다.

 

문서인계서에는 문서의 일련번호를 비롯하여 담당 부서, 생산연도, 분류번호 등을 정확하게 적시해야 한다.

 

또 문서명, 보존연한, 면수 등 문서에 관한 구체적인 내용을 빠짐없이 작성하도록 한다.

 

 

 

기업체나 관공서 등의 조직체에서 업무상 취급되는 일체의 서류와 모든 기록물을 문서라고 할 수 있다.

 

    문서는 조직체의 활동과 관련된 사람들의 의사를 여러 가지 방법으로 표현하고 설명하는 매체로 좁은 의미로는 문자 또는 이에 대신할 수 있는 일정한 부호를 사용하여 사람의 생각이나 사물의 상태나 관계 등을 글로 쓴 것으로 정의할 수 있지만 넓은 의미로는 위 좁은 의미의 문서 외에 그림, 지도, 사진, 컴퓨터 디지털 파일 등도 문서에 포함된다.

 

정보를 가장 빨리 손쉽게 전달하는 방법은 전달 대상자에게 말로 전하는 방법이지만 정보량이 많고 내용이 복잡하거나 전달 대상자가 멀리 떨어져 있을 경우에는 여러 가지 문제가 생길 수 있다.

 

즉, 말로만 전달할 경우 정보 전달이 잘못되거나 내용의 왜곡이 일어날 수 있고 기간이 오래되면 기억도 명확하지 않을뿐더러 증거도 남지 않게 된다.

 

그러므로 조직체에서 정보를 기록물이라는 형태로 전달하고 보존해야 할 필요가 대두되어 사용하게 된 것이 문서라고 할 수 있다.

 

문서는 기록에 편입되지 않은 초안이나 사본, 또는 업무 활동과 직접 관련되지 않은 자료라는 의미로 사용되기도 하는데, 이 경우 문서는 그 자체로는 공식 처분 일정에 의한 처리 대상으로 취급되지 않는다.

 

한편, 문서는 기록과 동의어로 사용되기도 하는데, 이 경우는 기록이 공식적인 문서라는 의미를 강조한 것이다.

 

특정한 용례도 있다.

 

미국에서는 소송 과정에서 특정 기관이 보유한 전체 문서 가운데 ‘연방 증거법’의 정의에 따른 업무 기록에 해당되는 문서를 일반 문서와 구별하여 ‘증거로서의 문서’로 받아들이는데, 이때의 문서는 법적 측면에 한정된 의미를 갖는다.

 

기업에서 업무지침을 말로 전달하게 된다면 정보량이 많고 내용이 복잡하거나 시간을 요하는 업무일 경우, 기존의 업무지침이 변경 및 누락될 가능성이 있다.

 

따라서 업무를 따로 기록하여 장시간 후에도 내용을 확실히 알 수 있도록 문서화하는 것이 필요하다.

 

 

 

문서관리규칙이란 문서관리에 관한 제반 사항을 규정하여 명시한 문서를 말한다.   문서관리규칙은 문서의 표준화, 간소화 및 과학화를 기하여 행정의 능률을 높이는 데 작성 목적이 있다.   이때 문서란 업무상 목적으로 작성 또는 시행되는 대내외적인 모든 서류를 가리킨다.

 

    문서관리규칙에는 문서작성의 원칙, 문서의 성립 및 효력발생 등에 관한 규칙을 비롯하여 문서의 구성, 기안문서의 작성 및 결재 등에 관한 세부 규정을 명시하도록 한다.

 

또 인장관리, 보고사무 등에 관한 구체적인 사항을 기재하도록 한다.

 

 

 

문서관리규칙은 회사의 모든 문서의 처리에 적용하나 해당 규정과 별도로 기타 특별한 규정이 있거나 해당 규정으로 처리할 수 없을 시에는 적용하지 않는다.

 

또한, 외국어로 작성된 문서는 이 규정의 적용을 받거나 국제관례에 따라 관리한다.

 

 

 

위임장이란 특정 권한이나 권리를 대리인에게 위임하기 위해 작성하는 문서를 말한다.   법인인감 위임장이란 회사 법인인감 카드 등의 재발급 행위에 관해 일체의 권한을 위임하는 내용의 문서를 말한다.

 

    법인인감 위임장에는 대리인의 성명, 신청자의 주민 번호, 주소 등의 내용을 빠짐없이 기재해야 한다.

 

또 위임 사항을 정확하게 작성하고, 위임인의 서명 날인을 거치도록 한다.

 

 

 

법인변경안내문이란 법인전환에 따른 사업자 변경 사항을 안내하기 위해 각 관련 업체에 발송하는 문서를 말한다.

 

    법인변경안내문에는 변경된 사업자등록번호, 법인명, 대표자 등의 정보를 빠짐없이 기재해야 한다.

 

또 변경된 계좌정보를 정확하게 표기하고, 사업자등록증과 통장사본 등의 관련 서류를 함께 제출하도록 한다.

 

그 밖에 담당자 성명과 연락처를 정확히 기재하도록 한다.

 

 

 

회사규모가 커지면 법인인감을 여러 곳에서 동시에 사용할 수 없으므로 법인인감을 대신하여 인감을 편의상 복수로 만들어 사용한다.   이처럼 법인기업에서 등록된 법인인감 대신 사용하는 인감을 사용인감이라 한다.

 

    즉 사용인감계는 인감 당사자의 동일성이나 사실 여부를 확인하기 위해 제출하는 문서로서, 사용인감계 중 법인에 한하는 인감증명 서류를 법인인감계라 한다.

 

인감계에는 법인인감도장과 사용인감도장을 모두 찍어야 하며, 인감도장을 소유한 법인의 사업자등록번호, 대표자 성명, 주민 번호 등을 기재하도록 한다.