각종 문서 양식 샘플

 

 

※ 연도별 문서접수대장

 

회사서식.총무/서무서식 연도별로 접수된 문서에 관한 사항을 기록하는 서식.

중요하거나 복잡한 사항의 지시, 문의, 전달, 회람 등 모든 사무는 반드시 문서로써 하며, 모든 문서의 처리는 정확하고 신속히 하여 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.   여기서 말하는 문서란, 회사내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함한다.   ) 및 회사가 접수한 모든 문서를 가리킨다.

 

    연도별문서접수대장은 접수번호, 건명, 수신처, 발신처 등의 항목으로 구성되어 있으며, 문서담당부서장은 접수받은 문서를 문서접수대장에 기재하고 부서장의 선결을 받은 후 지시에 따라 처리한다.

 

문서담당부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서담당부서에 인계하여야 하며 당직근무자가 문서를 접수한 때에는 다음 날 출근시간 직후에 문서담당부서에 인계하여야 한다.

 

문서접수대장을 기록하는 것은 접수 문서에 대한 근거를 남겨 업무의 하자가 발생하지 않도록 하기 위해서이다.

 

 

 

 

 

※ 문서인계서

 

회사서식.총무/서무서식 인수인계하는 문서에 관한 제반 사항을 기재한 문서.

직원이 전근, 면직, 휴직 되거나 직제개편, 업무분장의 변경, 기타의 사유로 근무상의 변동이 있을 시에는 회사 내규에 따라 업무를 인수인계해야 한다.   이때 업무 인계자는 인수자가 필요한 문서를 정리하여 인수인계 후의 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 해야 한다.

 

    문서인계서란 인수인계하는 문서의 내용을 확인하고, 그에 관한 제반 사항을 정리한 표 형식의 문서를 말한다.

 

문서인계서에는 문서의 일련번호를 비롯하여 담당 부서, 생산연도, 분류번호 등을 정확하게 적시해야 한다.

 

또 문서명, 보존연한, 면수 등 문서에 관한 구체적인 내용을 빠짐없이 작성하도록 한다.

 

 

 

 

 

※ 문서

 

회사서식.기타서식 문자나 기호를 사용하여 실무상 필요한 사항을 구체적으로 기록하고 표시한 것으로 기업이나 관공서 등의 모든 조직에서 업무상 사용되는 모든 서류 및 기록물.

기업체나 관공서 등의 조직체에서 업무상 취급되는 일체의 서류와 모든 기록물을 문서라고 할 수 있다.

 

    문서는 조직체의 활동과 관련된 사람들의 의사를 여러 가지 방법으로 표현하고 설명하는 매체로 좁은 의미로는 문자 또는 이에 대신할 수 있는 일정한 부호를 사용하여 사람의 생각이나 사물의 상태나 관계 등을 글로 쓴 것으로 정의할 수 있지만 넓은 의미로는 위 좁은 의미의 문서 외에 그림, 지도, 사진, 컴퓨터 디지털 파일 등도 문서에 포함된다.

 

정보를 가장 빨리 손쉽게 전달하는 방법은 전달 대상자에게 말로 전하는 방법이지만 정보량이 많고 내용이 복잡하거나 전달 대상자가 멀리 떨어져 있을 경우에는 여러 가지 문제가 생길 수 있다.

 

즉, 말로만 전달할 경우 정보 전달이 잘못되거나 내용의 왜곡이 일어날 수 있고 기간이 오래되면 기억도 명확하지 않을뿐더러 증거도 남지 않게 된다.

 

그러므로 조직체에서 정보를 기록물이라는 형태로 전달하고 보존해야 할 필요가 대두되어 사용하게 된 것이 문서라고 할 수 있다.

 

문서는 기록에 편입되지 않은 초안이나 사본, 또는 업무 활동과 직접 관련되지 않은 자료라는 의미로 사용되기도 하는데, 이 경우 문서는 그 자체로는 공식 처분 일정에 의한 처리 대상으로 취급되지 않는다.

 

한편, 문서는 기록과 동의어로 사용되기도 하는데, 이 경우는 기록이 공식적인 문서라는 의미를 강조한 것이다.

 

특정한 용례도 있다.

 

미국에서는 소송 과정에서 특정 기관이 보유한 전체 문서 가운데 ‘연방 증거법’의 정의에 따른 업무 기록에 해당되는 문서를 일반 문서와 구별하여 ‘증거로서의 문서’로 받아들이는데, 이때의 문서는 법적 측면에 한정된 의미를 갖는다.

 

기업에서 업무지침을 말로 전달하게 된다면 정보량이 많고 내용이 복잡하거나 시간을 요하는 업무일 경우, 기존의 업무지침이 변경 및 누락될 가능성이 있다.

 

따라서 업무를 따로 기록하여 장시간 후에도 내용을 확실히 알 수 있도록 문서화하는 것이 필요하다.

 

 

 

 

 

※ 문서관리규칙

 

회사서식.사규/규정 문서관리에 필요한 제반 사항을 규정한 문서.

문서관리규칙이란 문서관리에 관한 제반 사항을 규정하여 명시한 문서를 말한다.   문서관리규칙은 문서의 표준화, 간소화 및 과학화를 기하여 행정의 능률을 높이는 데 작성 목적이 있다.   이때 문서란 업무상 목적으로 작성 또는 시행되는 대내외적인 모든 서류를 가리킨다.

 

    문서관리규칙에는 문서작성의 원칙, 문서의 성립 및 효력발생 등에 관한 규칙을 비롯하여 문서의 구성, 기안문서의 작성 및 결재 등에 관한 세부 규정을 명시하도록 한다.

 

또 인장관리, 보고사무 등에 관한 구체적인 사항을 기재하도록 한다.

 

 

 

문서관리규칙은 회사의 모든 문서의 처리에 적용하나 해당 규정과 별도로 기타 특별한 규정이 있거나 해당 규정으로 처리할 수 없을 시에는 적용하지 않는다.

 

또한, 외국어로 작성된 문서는 이 규정의 적용을 받거나 국제관례에 따라 관리한다.